Conozca las bases para definir políticas sobre uso personal del equipo y el correo de la empresa

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Por Carlos Arias

Como empleador usted debe conocer las opciones que nuestro ordenamiento jurídico pone a disposición de la empresa para limitar el uso personal de las herramientas de trabajo, en especial el almacenamiento o divulgación de actividades ilícitas o contrarias a la moral y buenas costumbres.

También debe conocer la forma correcta de sancionar y proceder respecto a las mismas, considerando dos posibles escenarios. El primero durante la vigencia de la relación laboral, y el segundo una vez llegado su fin.

  1. Relación laboral vigente

Mientras la relación laboral se encuentre vigente, el empleador únicamente podrá acceder al correo del trabajador con orden judicial que al efecto lo autorice. Sin embargo, la misma Sala Constitucional prevé la posibilidad que la empresa abra y revise el contenido de archivos y correos electrónicos de la cuenta del trabajador, lo cual se podrá llevar a cabo ante supuestos muy calificados (los cuales no se encuentran determinados). Lo anterior procurando evitar un perjuicio a la empresa, sus factores de producción y herramientas, así como atendiendo al derecho de dirección, fiscalización y mando que ostenta todo patrono sobre sus empleados y las herramientas de trabajo que ellos emplean.

La información que por estos medios se obtenga no podrá ser empleada para sancionar o despedir al trabajador, salvo que forme parte de los supuestos de excepción, y la abrupta intervención del patrono se encuentre más que justificada.

Aún así, si la empresa desea evitar que las herramientas de trabajo, computadoras y correo electrónico, sean empleadas para fines personales, debe girar una circular o directriz a sus empleados en este sentido.

De esta forma, cuando se tenga conocimiento y pruebas de un uso no autorizado de estos medios de producción, el patrono podrá apercibir de forma escrita al empleado que incurra en la infracción (de conformidad con el artículo 72 inciso d) del Código de Trabajo). La reiteración de esta falta dará derecho al patrono a dar por terminado el contrato y/o relación de trabajo sin incurrir por ello en responsabilidad.

  1. Relación laboral concluida

Como se ha indicado en el punto anterior, la información personal que se obtenga ilegalmente del computador y correo electrónico del empleado, no podrá fundamentar o probar determinada infracción para el despido del trabajador. Asimismo, esta información no podrá ser divulgada sin la autorización de la persona perjudicada.

Pese a ellos conviene conocer el trato que debe darse a esta información personal una vez que el contrato y/o relación de trabajo que une a la empresa y trabajador ha cesado. La empresa tiene dos opciones:

  • Entregar, a solicitud del trabajador, la información personal que éste conserve en los equipos de la empresa (archivos y correos electrónicos). De procederse de esta forma, la empresa deberá designar una persona para que esté presente mientras se realiza el respaldo, de forma que el trabajador no acceda y retire documentos que van más allá del ámbito personal, sino que fueron desarrollados en ejercicio de sus funciones y, por tanto, pertenecen a la empresa.
  • Previo a la salida del trabajador de la empresa solicitarle a éste que borre los archivos o correos electrónicos de naturaleza personal que conserva en el computador del empleador. Este procedimiento deberá ser supervisado igualmente por un representante patronal. En caso de que el trabajador no desee borrar ningún documento o bien que no le sea otorgada esta posibilidad, la empresa debe proceder inmediatamente a destruir o eliminar tales archivos y comunicaciones personales, con la intención de que personas ajenas no conozcan el contenido de los mismos.

Cualquiera de estas acciones debe encontrarse debidamente documentada, lo cual puede ser efectuado a través de un acta levantada por el empleador. Dicha acta debe expresar claramente lo ocurrido, el procedimiento seguido, los archivos eliminados, así como cualquier hecho que se considere relevante. Debe ser firmada por los participantes, entre los cuales deben encontrarse al menos dos testigos.

Para desarrollar mejores prácticas que refuercen el respeto del derecho a la intimidad en el ámbito laboral, lo mejor es contar con la asesoría apropiada. Contáctenos para iniciar cuanto antes este proceso.

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