Por Carlos Arias

En una empresa donde los procesos se llevan de forma ordenada, se disminuyen los riesgos de errores que a la larga pueden provocar fugas de capital. Conviene repasar en qué consisten los reembolsos de gastos, y cómo debe organizarlos. Empecemos definiéndolos:

1. Viáticos corresponden al reembolso que lleva a cabo el patrono al trabajador por concepto de los gastos incurridos para la ejecución de sus labores fuera del lugar de trabajo.
2. Por gastos de representación se entiende el reembolso que lleva a cabo el patrono al trabajador por concepto de gastos ligados a su participación en actividades sociales, incurridas durante o como resultado del ejercicio de sus funciones (por ejemplo cenas, conferencias, entre otros).
3. Kilometraje consiste en el pago que hace el patrono a sus trabajadores por concepto de cada kilometro recorrido con su vehículo, para el ejercicio de sus funciones.

Estas figuras corresponden a formas de compensación que carecen de naturaleza salarial, (son simples reembolsos de gastos) siempre y cuando sean bien administradas y controladas por el ente patronal. Siendo consideradas reembolsos no estarán sujetas a cargas sociales, pago de impuesto sobre la renta (al salario), ni serán contemplados para el cálculo de los extremos indemnizatorios tras la finalización de la relación laboral.

De acuerdo con nuestra experiencia, estos son los errores más frecuentes que suelen presentarse en torno a su manejo:

a. Los patronos no suelen requerir una detallada rendición de cuentas. Liquidación de los gastos incurridos y/o kilómetros desplazados, junto a su respectiva justificación, acompañados de las facturas, recibos, comprobantes o cualquier otro documento que compruebe los gastos efectivamente realizados.

b. Suelen reembolsarse gastos o desplazamientos (esto último respecto al kilometraje) que no guardan relación alguna con las tareas desempeñadas para el patrono, sino que obedecen mayormente a la atención de asuntos personales.

c. Algunos patronos otorgan a sus trabajadores montos fijos y periódicos para que asuman los gastos derivados de sus funciones, independientemente de que deban efectuarse o no.

Cuando estos errores se presentan, la consecuencia natural es otorgar a estos pagos la consideración salarial, cuyas consecuencias legales suelen ser las siguientes:

• Estará sujeto al pago de cargas sociales.
• Estará sujeto al pago de impuesto sobre la renta.
• Se tomará en consideración para el cálculo de preaviso, cesantía, vacaciones y aguinaldo.

Por ende, los patronos deben asegurarse de poseer procedimientos para el reembolso de gastos y que estos se apliquen estrictamente. En caso de no poseerlos, no aplicarlos o incurrir en alguno de los errores frecuentes indicados anteriormente, deberá analizar los distintos escenarios que se presenten en su empresa, ya sea para corregir el error o para brindar el tratamiento salarial que a estas compensaciones podría corresponderles.

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